负责向全公司发送系统更新通知。
希望完全掌控发出去的内容，也需要一个靠得住的工作流程。
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Microsoft 365 · 企业管理后台 · 2022
Organizational Messages：帮 IT 触达每一位员工
IT 管理员在 Microsoft 365 里没有一个可靠的方式联系员工。我和三位 PM 一起，主导了 Organizational Messages 从 0 到 1 的设计，这个功能现在被 1 万多家组织使用。
我的角色从 0 到 1 的主 UX 设计师信息架构、流程、视觉、研究
团队3 位 PM、内容、工程以及一位 UX 研究员
周期2022 年 · 6 个月2022 年公开预览 · 2024 年正式上线
覆盖范围1 万多家组织遍及 Microsoft 365
问题
IT 管理员在 Microsoft 365 里没有一个可靠的方式联系员工，重要的通知经常被错过。
我做了什么
我和三位 PM 一起主导了从 0 到 1 的设计：信息架构、创建流程、管理看板、数据报告，以及可用性测试。
结果
10K+家组织在正式发布后采用
5 人中 4 人参与可用性测试的人认为它非常直观
按时上线时间紧、范围不清也按时上线了 MVP
重要的通知经常被错过
Teams 帖子和邮件很容易被忽略，也很难精准触达，所以入职提示和政策变更常常没人看。
我们如何能够
帮管理员创建、发送和追踪全公司的消息，而且不用担心出错？
独自工作的 IT 管理员最怕出错
每个设置都要反复检查，避免出错。
需要确认消息送到了对的人。
工作重复、大多一个人完成，而且一出错所有人都看得到。
管理员需要做什么
我分析了五个竞品，并访谈了相关方。管理员的工作可以拆成四步。
01
创建
按部门、角色或地区定制内容、版式和受众。
02
定时和发送
先预览，再在合适的时间发出，也支持周期性消息。
03
管理
在消息的任何阶段查看、编辑、暂停或取消。
04
分析
查看送达和互动情况，快速发现问题。
三个设计决策
01
有引导的创建流程
管理员先选一个目标，在设置内容和受众时，就能清楚看到消息会出现在 Microsoft 365 的哪个位置。
02
一个地方管理所有消息
管理和追踪放在一起，还有详情面板，让管理员在发出前可以再检查一遍。
03
能看出问题的报告
展示量、点击量和点击率的交互图表，帮管理员发现送达问题，并追溯到具体的消息。
五位管理员教会我们的事
我和一位 UX 研究员一起写了测试脚本，对五位内部用户做了半结构化的视频访谈。5 人中有 4 人认为界面非常直观，他们的反馈带来了五处改动。
- 01更容易找到路第一版落地页是三张大的入口卡片主要操作和消息列表放在同一页
- 02再检查一遍很重要管理员希望发送前能核对用详情面板查看每条消息
- 03图比文字更好懂展示位置只用文字很难想象每个位置都配插图预览
- 04批量处理一次只能处理一条消息导致规模上不去支持多选和批量重命名、取消、复制与归档
- 05更清楚的组件目标卡片需要更强的层级优化后的卡片后来被纳入管理后台的设计系统
来自我在微软的团队
她和 PM、开发紧密合作，把他们的需求转化为高质量的设计。她很包容，会倾听他们的观点和反馈，并融入到自己的工作中。在这个过程中，她非常重视我们的设计系统，并且用很细致的眼光去运用它。
Aaron Woo微软首席产品设计总监她有处理模糊项目、并让它们保持正轨的经验。合作伙伴很欣赏她能用他们听得懂、也能参与进来的方式来沟通设计。
Carrie Cosgrove微软高级产品设计师我学到了什么
平衡两类用户的需求
这个功能同时服务两类用户：管理员想触达所有人，员工却不想被打扰。两边的需求常常有冲突，所以设计时要学会平衡双方。
用流程图让大家对齐
时间紧、范围又不清楚的时候，画流程图是让大家对齐最快的方法，也能帮 PM 把 PRD 理清楚。
先看看公司里已经有什么
先在微软内部找已经验证过的流程直接复用。需要新组件时，把各团队相似的需求合成一个请求，交给设计系统团队。
设计背后的过程
时间紧、范围不清楚，团队也是刚组起来的。
信息架构、用户流程和范围工作坊
和 PM、工程一起定下范围
内容、视觉、调研和边界情况测试
官方视频
微软官方的产品介绍
这是微软在 Microsoft Learn 上发布的组织消息官方视频，展示了产品现在上线的样子。
